Wybór odpowiednich narzędzi pracy zdalnej

Praca zdalna za sprawą ostatnich wydarzeń związanych z pandemią, zarówno w Polsce jak i na całym świecie stała się powszechną formą zatrudnienia. Przy takim modelu, pracodawcy muszą zmierzyć się z nowymi wyzwaniami. Wielu przedsiębiorców wykazuje większą ostrożność do tej formy współpracy, pomimo, iż praca zdalna przynosi wiele korzyści dla obu stron.

W trakcie pracy stacjonarnej pracodawca może osobiście skontrolować pracę danego pracownika, natomiast przy pracy zdalnej należy wykorzystać narzędzia, które umożliwią kontrolowanie efektywności, czyli czasu spędzanego przez pracownika przy komputerze oraz wykonywanych przez niego obowiązków.

Przy wdrożeniu takich narzędzi należy jednak pamiętać, aby kontrola była zgodna z przepisami prawa. Pracodawca kontrolujący pracownika nie może pod żadnym pozorem sprawdzać treści, które zawierają prywatne informacje pracownika, ponieważ tym możemy złamać jego podstawowe prawo do prywatności. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może również naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny, ani utrudniać korzystanie z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Teorie mamy już za sobą, przejdźmy zatem do praktyki i narzędzi jakie możemy wykorzystać.

Dobrą praktyką na weryfikację pracy, jest dbanie o komunikację w firmie na jak najwyższym poziomie, czyli cykliczne wideokonferencje pomiędzy pracownikami, zespołem i przełożonym tzw. „daily call”. Zapewnia to dobrą skuteczność kontroli i jednocześnie buduje dodatkową więź w zespole której często podczas pracy zdalnej brakuje. Spośród wielu programów istniejących na rynku do komunikowania się, warto wspomnieć o najbardziej popularnych obecnie narzędziach :

Microsoft Teams

Dostępne w pakiecie MS Office. Dzięki temu narzędziu możemy planować i organizować spotkania dla dużej ilości osób, sprawdzać naszych współpracowników, a także nadzorować ich kalendarz.

Zoom

Program bardzo zbliżony do w/w , jednak w kwestii bezpieczeństwa i sytuacjach wymagających poufności będzie bardziej odpowiedni ze względu na szyfrowanie end-to-end dla większej ilości uczestników.

Skype

Komunikator znany nam wszystkim od zawsze. Umożliwia przeprowadzenie rozmów głosowych, tekstowych oraz video.

Kolejnym narzędziem ułatwiającym kontrole i jednocześnie ułatwiającym prace zdalną są program/system do raportowania postępów pracy. Dzięki takim systemom jesteśmy w stanie sprawnie delegować zadania pracownikom, skutecznie sprawdzać ich postęp oraz jeszcze skuteczniej raportować i analizować wykonywane zadania przez zespoły naszych pracowników dzięki czemu znamy ich wydajność oraz moce przerobowe, a na koniec możemy docenić tych najbardziej efektywnych. Wśród wielu systemów warto wymienić te, które zasługują na znacznie większą uwagę:

Timate

System, który rejestruje czas rozpoczęcia pracy zdalnej. Jest to możliwe dzięki karcie TIMATE, którą należy przyłożyć do swojego osobistego smartfona. W tym momencie NFC otworzy przeglądarkę internetową wyświetlającą stronę internetową TIMATE. Nie wymaga instalacji żadnych dodatkowych aplikacji na smartfonie.

Asana

Darmowe narzędzie do zarządzania zadaniami indywidualnymi oraz projektami zespołowymi. Umożliwia przydzielenie osoby do konkretnego zadania, która zostanie automatycznie o tym poinformowana za pomocą wiadomości, która będzie widniała w skrzynce odbiorczej Asany. Ponadto taka osoba będzie otrzymywać powiadomienia dotyczące zbliżającego się terminu realizacji tzw. dead line.

Statlook

Umożliwia łatwy dostęp do sprawdzenia komputera przy zachowaniu poczucia prywatności pracownika, a także monitorowanie statystyk na temat poświęconego czasu pracy przy komputerze.

TimeDoktor

W sposób bardzo wydajny śledzi aktywność pracownika, dzięki czemu można łatwo wyłapać słabe strony i pomóc poprawić jego wydajność. Program umożliwia nam analizę porównawczą dotyczącą kontrolowania czasu bezczynności, a także zapewnia wgląd w przepływ pracy i obowiązki.

Teramind

System zarządzający zgodnością z przepisami we wszystkich działaniach, skoncentrowany na podejściu do produktywności. Pozwala śledzić wydajność pracowników, zidentyfikować wąskie gardła

Sukcesywnym narzędziem, który pozwoli nam mieć większą kontrolę nad pracownikami zdalnymi, są pulpity pracownicze lub wirtualne sieci tzw. VPN. Dzięki takim narzędziom jesteśmy w stanie monitorować ruch sieciowy, aby mieć wgląd na to co robią nasi pracownicy w takcie wykonywania swoich obowiązków. Podobnie jak w przypadku pozostałych narzędzi ma to swoje plusy dla naszych pracowników ponieważ taka sieć zapewnia im bezpieczeństwo danych bez konieczności dodatkowych kosztów.

Praca w chmurze

Chmura pozwala uzyskać elastyczność, nie zmniejszając efektywności, którą zapewniają systemy zarządzania przedsiębiorstwem. Co więcej chmura zapewnia skalowaną moc obliczeniową. Wdrożenie nowego rozwiązania w chmurze nie wymaga tak długiego czasu jak w przypadku rozwiązania stacjonarnego. W przypadku awarii na ratunek przychodzą systemy Disaster Recovery, czyli odzyskiwania danych i utrzymania ciągłości biznesowej. W przypadku pracy w chmurze jesteśmy w stanie wyodrębniać np. Pulpity zdalne dla naszych pracowników, dzięki temu mamy kontrolę nad zasobami pracowników, jesteśmy w stanie szybciej przygotować środowisko pracy dla nowych osób oraz pomóc im znacznie szybciej i efektywniej w razie problemów. Kolejnym atutem udostępniania takich zasobów pracownikom jest bezpieczeństwo na środowisku „wirtualnym”. Jesteśmy w stanie lepiej dbać o bezpieczeństwo plików przez bardziej zaawansowane narzędzia do wykrywania wszelkich zagrożeń:

Worktime

To świetny produkt rejestrujący na poziomie pulpitu nie tylko czas pracy, ale także rozmowy telefoniczne z klientem. Różni się od innych programów przede wszystkim tym, że nie ma możliwości monitorowania ruchów pracownika w sieci.

Keylogger

Dzięki temu oprogramowaniu, aktywność użytkownika jest na bieżąco monitorowana. Rejestruje ona każde naciśnięcie na klawisz i pozwala w czasie rzeczywistym pobrać dane. Jest to świetna opcja dla cyberprzestępców, którzy dzięki takiemu oprogramowaniu mają możliwość przejąć kontrolę nad funkcjami systemu operacyjnego.

Applicant Tracking System

System służący do szybkiego i skutecznego, a przede wszystkim zautomatyzowanego procesu rekrutacji. eRekruter jest jednym z najbardziej popularnych narzędzi wspieranych przez system ATS. Ułatwia i przyspiesza pracę codzienną rekruterów, dzięki płynnemu przepływu działań kandydatów na każdym etapie rekrutacji.

Dlaczego powinniśmy zachowywać zasady kontroli pracowników ?

Podstawowym obowiązkiem pracownika jest wykonywanie pracy w sposób sumienny i staranny oraz stosowanie się do wyznaczonych norm. Jednak nie wszyscy tego przestrzegają, co niestety zmusza pracodawców do ich kontroli. Równie ważnym powodem jest zapewnienie bezpieczeństwa, danych oraz pracowników firmy. Jak wiadomo dane są najcenniejszym zasobem. Zawiera się w nich nie rzadko tajemnica oraz historia prowadzonej działalności, Know-how, a także dane finansowe oraz sprzedażowe. Dane te są na tyle krytyczne że jeżeli zostaną zniszczone lub wykradzione są w stanie skutecznie zniszczyć firmę przez co kontrola nad pracownikami oraz ich zasobami mającymi dostęp do tych danych jest tak niesamowicie ważna. Reasumując, w chwili obecnej prawo nie przewiduje konkretnych zasad oraz regulacji mówiących w jaki sposób pracodawca może lub powinien kontrolować pracowników zdalnych. Zasady oraz stopień kontroli nadal spoczywa bezpośrednio na pracodawcy. Nowy projekt kodeksu pracy na pewno przyczyni się do ustandaryzowania tego zagadnienia ale na to musimy jeszcze trochę poczekać. Obecnie wielu ekspertów rządowych i pozarządowych pracuje nad skonstruowaniem jak najlepszych zasad odpowiadających obecnym realiom, ponieważ obecny kodeks pracy jest przestarzały i nie gotowy na dzisiejsze normy pracy.